Az előző héten már megosztottunk néhány tanácsot és gondolatot a virtuális tárgyalásokhoz, amiben a videó konferencia alkalmazások kezeléséről és a minőségi technológiába történő befektetés fontosságáról írtunk.
Az alábbiakban megosztjuk a Scotwork trénerek néhány további tapasztalatát és tippjét:
Kulcsfontosságú tárgyalási készségek alkalmazása online környezetben:
Információk megosztása
A webkamerán keresztül folytatott tárgyalás nem ugyanolyan, mint a személyes. Alapvető tanácsunk, hogy lassítsuk le a tempót, fontoljunk meg és alkalmazzunk tudatosan minden szót és tömörítsük gondolatainkat. A legfontosabb, hogy releváns információkat adjunk át annak érdekében, hogy üzenetünk lényege átmenjen. Amennyiben az alkalmazott szoftver rendelkezik képernyő megosztási lehetőséggel, használjuk ki, és tegyük láthatóvá a fontos közlendőnket!
Összefoglalás
Az online tárgyaláson előfordulhat, hogy az olyan fontos információk, mint az ár vagy az időpontok, esetenként félreértődnek vagy elkerülhetik a figyelmet. Az összefoglalás segíthet ezen. Szánjunk rá időt, hogy összefoglaljuk, amit tárgyalópartnerünktől hallottunk és kérdezzünk rá: „Jól értem, amit mond? Helyes, ahogy értettem?” Hasonlóképpen kérje meg őket, hogy foglalják össze mindazokat az információkat, amelyeket Ön osztott meg velük! Ilyen módon elősegítheti a megegyezés elfogadható pontjait és tisztázhatja a félreérhető vagy vitás pontokat.
Vegyük észre a jelzéseket!
Hogyan is vegyük észre a jelzéseket, amikor nem ugyanabban a helyiségben tartózkodunk tárgyalópartnerünkkel? Az biztos, hogy nagyobb kihívást jelent, mintha személyesen tárgyalnánk. Kövessünk el mindent, hogy ezeket a korlátokat leküzdjük! Az online tárgyalások során alkalmazott egyik fő taktika, hogy a jelzések feltárása érdekében kérdezzen sokat! Próbáljon tárgyalófelének olyan kérdéseket feltenni, mint pl. „Tételezzük fel, hogy az időzítésben rugalmasok tudnánk lenni, akkor képes lenne megadni nekünk X-et?” Ennek a próbakérdésnek az alkalmazásával előremozdítjuk a párbeszédet és teszteljük a másik fél rugalmasságát.
Tartsunk szünetet!
Amennyiben a virtuális tárgyaláson alkalmazott szoftver lehetővé tesz külön platformok (virtuális szobák) létrehozását, akkor éljük ennek előnyével és tartsunk szünetet!
A szünet remek alkalmat kínál:
- áttekinteni és fontolóra venni az új információkat és ennek megfelelő döntéseket hozni
- felülvizsgálni az eltervezett stratégiát, ha nem működik
- egyeztetni a tárgyaló csapatunkkal
- ha szükséges lenyugodni és értelmezni dolgokat
- igény esetén egy a tárgyaláson részt nem vett személlyel egyeztetni és kikérni véleményét
Online tárgyalási etikett
Zavaró tényezők kizárása
Sokunk számára az otthoni munkavégzésnél a zavaró körülmények és folyamatos kizökkentő tényezők valószínűsége eléggé életszerű. Néhány esetben ezek elkerülhetetlenek. Ilyen esetben egy gyors chat üzenetváltással tudassa a többiekkel, hogy egy pillanatra ki kell lépnie, majd vegye le a hangot és kapcsolja ki a kamerát! Amikor pedig visszatér, kérjen egy gyors összefoglalót, amivel felveszi az ütemet és folytatja a munkát!
Felkészülés = Pontosság
Magától értetődő, hogy a pontosság alap, a kölcsönös tiszteletben tartás kifejezője, függetlenül attól, hogy személyesen vagy virtuálisan tárgyalunk – bár néha legjobb szándékunk ellenére is megcsúszhatunk időben.
Ha Ön a tárgyalást kezdeményező, szervező fél, akkor érdemes 5 perccel korábban bejelentkeznie. Ezzel elkerülheti, hogy a másik fél várakozzon, és lehetőséget ad az esetleges technikai nehézségek kiküszöbölésére még azelőtt, hogy a lényegi dolgokra térnének, valamint lehetőség nyílik néhány kedves kezdő szóra is, ami oldhat egy hűvös légkört is.
A virtuális meetingek tervezésekor hagyjunk időt! Érdemes a megbeszélések között legalább 10 percnyi időt hagyni (különösen, ha korábban megkezdett meeting folyamatról van szó), ezzel is lehetőséget hagyva magunknak ez előkészületekre.
Azért, hogy a legfontosabb kérdéseket meg tudjuk beszélni, és a megadott időkereten belül meg tudjunk állapodni, elengedhetetlen a napirendi pontok előre megtervezése! Még hatékonyabbá tehetjük a megbeszélést, ha a napirendi pontokat előre megosztjuk tárgyalópartnerünkkel, segítve őt ezzel a felkészülésben.
Párbeszéd és Hallgatás
Az online megbeszélések és tárgyalások legtrükkösebb jellemzője, hogy nehezen vagyunk képesek érzékelni a másik fél jelzéseit és nonverbális kifejezéseit. Lehet, hogy azt sem érzékeljük, hogy a másik fél mondandója véget ért, vagy csak keresi a kifejezéseket. A videó konferenciák lehetővé teszik, hogy több ember is ott legyen a virtuális tárgyalóban, de nem feltétlenül látunk mindenkit úgy, ahogy egy személyes találkozón látnánk. Van, aki kikapcsolja a kamerát vagy úgy van beállítva, hogy csak az épp aktuálisan beszélő ember látszik, de az is lehet, hogy a résztvevőket mutató ablak van kisnézetre állítva.
Néhány egyszerű tipp ezekre az esetekre:
- Ha csapatban tárgyal, osszák fel a tárgyalói szerepeket a tárgyalás megkezdése előtt! Amennyiben részt vett már Scotwork Tárgyalási Készségfejlesztő tréningünkön, akkor pontosan tudja, melyek ezek a szerepek: a Vezető, az Összefoglaló és a Megfigyelő. A szerepek felosztása segít a virtuális tárgyaláson értelmezni a kapott információkat, észrevenni a jelzéseket és meggyőződni arról, hogy a felek azonos platformon vannak-e. Tárgyalócsapata tagjai további fontos információkat oszthatnak meg Önnel, amit nem biztos, hogy észrevett volna nélkülük.
- Ha egyedül tárgyal, hallgassa meg tárgyalópartnerét, és győződjön meg róla, hogy valóban befejezte-e mondandóját mielőtt Ön megszólalna! Gyakran nem hallgatunk kellő figyelemmel, hanem már azon gondolkodunk, hogy mi mit szeretnénk közölni, reagálni. Ez pedig azzal jár, hogy elmulasztunk észrevenni fontos információkat, jelzéseket, lényeges szavakat vagy kérdéseket.
Képernyő megosztása
Hasznos funkció az érvelés lépésnél és az információk megosztásában. Néha a komplex információk megosztása összezavarhatja a másik felet. Személyes tárgyalásnál könnyebb a helyzet, mert ott van flipchart vagy más eszköz, de a virtuális környezetben ez nehezebb ügy.
Ha úgy érzi, hogy a másik fél nehezebben követi vagy nem érti a mondandóját, magyarázatát, tegye könnyebbé és ossza meg vele képernyőjén keresztül a szükséges információkat! Lehet ez egy PowerPoint prezentáció vagy más grafikai megoldás. A Zoom vagy Microsoft Teams alkalmazásokban használja a „whiteboard” megosztás lehetőségét, mint virtuális flipchart-ot! Ez segít vizualizálni mondandóját.
Reméljük, tippjeink, tanácsaink, tapasztalataink megosztása segítséggel lesz a következő virtuális tárgyalására történő felkészülésben! Ha konkrét kérdése lenne vagy csak tanácsra van szüksége közeledő virtuális tárgyalásával kapcsolatban, lépjen kapcsolatba velünk, hívjon vagy küldjön e-mailt nekünk!
Eredményes virtuális tárgyalásokat kívánunk!
Elisabeth Lewis – (Scotwork Ausztrália tréner) írásának fordítása